Ik haat – zoals waarschijnlijk wel meerdere mensen – administratie. Niet zozeer omwille van de opvolging en verwerking ervan, wel omwille van het gesukkel dat komt kijken bij het archiveren ervan.

Enkele voorbeelden:

• Perforator: Ik haat dat ding. Onvindbaar wanneer ik het nodig heb en meestal te klein om de bundel papieren die ik in mijn handen heb in één klap te perforeren.
• Labelen/categoriseren: Dit is natuurlijk persoonlijk maar ik ben er een ramp in. Met enkel ‘loonbrief’ en ‘facturen’ raak ik er nog aan uit, maar op enkele maanden tijd heb ik zodanig veel categorieën gemaakt dat ik bijna meer mappen nodig heb dan dat er papier in moet.
• Iets terugvinden: behoeft geen toelichting

Ik kan zo nog even doorgaan maar je snapt het plaatje wel.

We gaan dus op zoek naar een systeem om de briefwisselingen, facturen, loonbrieven en andere – gevoelige – documenten te archiveren. Daarbij houden we rekening met volgende puntjes:

• Niet te duur: het mag wel iets kosten – per slot van rekening gaan we digitaliseren, zo’n woord impliceert altijd extra euro’s… – maar het budget blijft beperkt tot maximum 200€. (er staat een bonus aan te komen)
• Snel! Postbus open doen, brieven pakken, inscannen, naam geven, brief wegsmijten. Het moet vooruit gaan.
• Sneller! Programma x openen, een zoekterm ingeven die in de tekst van het gewenste document aanwezig is invullen, document openen. Dat het vooruit moet gaan.
• Backuppen: Vrij belangrijk, zowel on- als off-site.

Zo, volgende maand volgen de hardware- en software kandidaten om dit projectje verder te zetten. Voorzetten zijn uiteraard welkom